Med «personopplysninger» menes enhver opplysning som direkte eller indirekte kan brukes til å identifisere en person. Forbrukerrådet har flere nettsteder og tjenester som drives fra disse. Vårt hovednettsted er forbrukerrådet.no, der tjenesten «Mine ideer» også tilbys. Forbrukerrådet har i tillegg tre andre nettsteder som tilbyr tjenester (markedsportaler). De tre markedsportalene er:
I tillegg driver Forbrukerrådet også nettstedet Forbrukereuropa.no. For å bruke tjenester på enkelte av disse nettstedene, må du i noen tilfeller gi fra deg personopplysninger.
Forbrukerrådet ved direktøren er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Mange av oppgavene knyttet til behandlingen av personopplysninger delegeres i det daglige til databehandlere, men ansvaret for behandling av personopplysninger vil ikke kunne delegeres. Forbrukerrådet har Personvernombud som fører tilsyn med at personvernreglene overholdes.
Personvernreglene gir alle registrerte grunnleggende rettigheter knyttet til behandlingen av egne personopplysninger i en virksomhet. Blant annet vil de som er registrert i en av Forbrukerrådets systemer som behandler personopplysninger, har rett på innsyn i egne personopplysninger. I tillegg har den enkelte krav på at uriktige, ufullstendige eller opplysninger som det ikke er adgang til å behandle, blir rettet, slettet eller supplert.
For hovednettstedet forbrukerrådet.no har nettansvarlig det daglige ansvaret som databehandler for behandling av personopplysninger. For de andre nettsidene/tjenestene har den enkelte tjenesteansvarlige det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger. Vi inngår databehandleravtaler i de tilfellene eksterne leverandører behandler personopplysninger på våre vegne.
Forbrukerrådet benytter analyseverktøyet Google Analytics for å lage ulike statistikker om bruken av nettsidene for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Dette programmet bruker cookies, dvs.informasjonskapsler eller tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin. Disse informasjonskapslene inneholder opplysninger om brukerens IP-adresse. For å hindre sporing av enkeltpersoners nettbruk, avidentifiseres brukerens IP-adresse ved å fjerne de fire siste sifrene fra brukernes IP-adresse før informasjonen lagres av Google Analytics for nettstedene Forbrukerrådet.no, Forbrukereuropa.no og Finansportalen.no, Hvakostertannlegen.no, Strompris.No . Informasjonen fra Googles Analytics lagres på Googles servere i USA, og er underlagt Googles retningslinjer for personvern.
Forbrukerrådet benytter analyseverktøyet Hotjar for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Dette programmet bruker cookies, dvs.informasjonskapsler eller tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin. Disse informasjonskapslene inneholder opplysninger om brukerens IP-adresse. For å hindre sporing av enkeltpersoners nettbruk, avidentifiseres brukerens IP-adresse ved å fjerne de fire siste sifrene fra brukernes IP-adresse før informasjonen lagres av Hotjar.
Informasjonskapselfunksjonen kan slås av og på i de fleste nettlesere på brukerens maskin gjennom et menyvalg som «innstillinger», «sikkerhet» eller lignende. Selv om funksjonen slås av, vil brukeren likevel kunne bruke markedsportalene, men enkelte funksjoner vil ikke fungere optimalt.
Forbrukerhenvendelser via kontaktskjema på nettsiden forbrukerrådet.no besvares i kryptert e-post. Henvendelsens innhold slettes etter 6 måneder, og kun registrering av hvilken type henvendelse det gjelder lagres på lokal server.
Om du ønsker å sende en klage til Forbrukerrådet, kan det gjøres via elektronisk klageskjema på forbrukerrådet.no. Det er mulig å lagre skjemaet dersom du ikke fyller ut hele skjemaet med en gang og/eller vil vente med innsending. I disse tilfellene blir skjemaet lagret på Forbrukerrådets server, og du må logge deg på med brukernavn og passord. Det er bare du som har tilgang til skjemaet, og det lagres på server til du sender det inn eller sletter det. Innsendte klageskjema registreres og arkiveres i saksbehandlingssystemet WebSak.
Finansportalen.no, Hvakostertannlegen.no og strømpris.no For å benytte de fleste av produktsammenlikningstjenestene, må det oppgis ulike personopplysninger. Disse brukes kun for å gi deg best mulig relevant informasjon og lagres ikke. Produktsammenlikningstjenestene lagrer besøkendes IP-adresser i logg og cache. Disse lagres sikkert, og deles ikke med andre. Vi har inngått avtale med databehandler som programmerer, utvikler og drifter den tekniske løsningen for den enkelte sammenligningstjeneste.
Forbruker Europa mottar klager og henvendelser fra forbrukere via elektronisk klageskjema som ligger på forbrukereuropa.no, telefon, Kommisjonens saksbehandlingsverktøy (IT-Tool) eller via post[@]forbrukereuropa.no. Forbruker Europa registrerer henvendelser og klager i IT-tool, som er et eget saksbehandlingsprogram som brukes av ECC Net som Forbruker Europa er en del av. For behandlingen av disse sakene har Kommisjonen utarbeidet en egen personvernpolicy «Privacy Statement of the ECC Net IT Tool». Forbruker Europa registrerer også utvalgte arkivverdige saker i web-sak. Dette gjelder blant annet klager som behandles av kontor i ulike land eller som har spesiell interesse. Mottatte e-poster slettes etter at de er registrert i IT-tool som enten henvendelse eller klage.
Brukeren må logge seg på med epostadresse for å legge inn forslag, kommentere eller avgi stemme i løsningen. Enkelte funksjoner kan benyttes anonymt. Ved publisering av et innlegg eller en kommentar vil profilnavn og evt. bilde publiseres. Du kan opprette egen brukerprofil i Mine Ideer eller logge inn via Facebook. Logger du på via Facebook, får Mine ideer tilgang til generelle profilopplysninger og e-postadresse tilknyttet kontoen. Kun navn, bilde og e-postadresse lagres, samt en referanse til selve profilen. Ingen andre opplysninger i din Facebookprofil vil bli brukt i Mine Ideer. Om du ikke ønsker at Mine Ideer skal ha tilgang til dine Facebook-opplysninger, kan du endre tilgang på https://www.facebook.com/settings?tab=applications. Oppretting av brukerprofil i Mine ideer krever at du legger inn e-postadresse og navn, som også kan være et alias, samt passord. Brukerprofil kan slettes når som helst, og profilopplysninger lagres ikke av Forbrukerrådet etter at profilen er slettet. Alle personopplysninger slettes fra server når det ikke er behov for dem ut fra formålet, og senest seks måneder etter innhenting. Alle innlegg knyttet til en slettet brukerprofil anonymiseres og kan ikke spores tilbake til slettet brukerprofil.
Forbrukerrådet er på sosiale medier via bl.a. Facebook og Twitter. Ved bruk av disse mediene gjelder tjenesteyternes retningslinjer.
Forbrukerrådet plikter å følge arkivloven og vi benytter WebSak som er et elektronisk arkiv- og saksbehandlersystem. Dette følger offentlige standarder for arkiv (NOARK). Det daglige ansvaret for systemet er delegert til arkivleder, som har ansvaret for rutiner for behandlingen av personopplysninger i systemet. Lederne i den enkelte avdeling har ansvaret for å følge opp at faktisk saksbehandling følger fastsatte arkivrutiner. Det registreres ulike opplysninger og dokumenter i WebSak. Forbrukerrådet er lovpålagt å mekle i tvister på grunnlag av skriftlig klage fra forbruker eller næringsdrivende. Korrespondanse i klagesakene arkiveres i WebSak og personopplysninger registreres og behandles som ledd i å oppfylle plikten til å mekle i tvister. Enkelte sakstyper vil bli behandlet av ForbrukerEuropa, og blir i da registrert og behandlet i deres saksbehandlingssystem. I tillegg til klagesakene vil andre saker og henvendelser fra eksterne bli registrert, lagret og oppbevart i tråd med arkivloven. Det betyr at Forbrukerrådet må foreta en vurdering av om dokumentet skal opprettes eller legges inn i saksbehandlingssystemet (WebSak) eller ikke. Alle dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon skal inn i WebSak.
Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for sensitive og taushetsbelagte dokumenter og opplysninger. Begjæringer om innsyn fra parter eller andre behandles i tråd med offentlighets- eller forvaltningslovens regler.
Forbrukerrådets offentlige journal som gir oversikt over all inngående og utgående korrespondanse som er arkivført, er tilgjengelig for allmennheten på internett via eInnsyn. Personnavn vil ikke kunne søkes fram i eInnsyn mer enn i ett år etter at de er innført i offentlig journal. Partene i klagesaker har rett til innsyn i sakens dokumenter og opplysninger i medhold av forvaltningsloven. Andre kan kreve innsyn i klagesaker og andre saker med grunnlag i offentlighetsloven. Opplysninger og dokumenter i saker og dokumenter som er lastet inn i WebSak slettes ikke i henhold til personvernreglene, men lagres i klagesaksbasen slik arkivloven krever.
Avdeling Tvisteløsning foretar jevnlig undersøkelser av hvor tilfredse partene i tvister som mekles i Forbrukerrådet er. Undersøkelsene utføres av ekstern databehandler, Kantar TS, som det er inngått egen databehandleravtale med. Det er direktøren for Tvisteløsning som har ansvaret for behandlingen av personopplysninger knyttet til undersøkelsene.
Innbyggere kan ta kontakt med Forbrukerrådet for veiledning på telefon, epost og webchat. For å forbedre tjenestetilbudet kan telefonnummer og epostadresse benyttes til å sende ut brukerundersøkelser. Både epostadresse og telefonnummer slettes umiddelbart etter at innbyggeren har svart på brukerundersøkelsen. Resultatene beholdes i anonymisert og aggregert form, inntil behovet for lagring bortfaller. Det er frivillig å svare, og det vil ikke bli purret. Undersøkelsene utføres av ekstern databehandler som vi har inngått egen databehandleravtale med. Leder av Forbrukerdialog har ansvaret for behandlingen av personopplysninger knyttet til undersøkelsene.
Forbrukerrådet mottar årlig mange muntlige og skriftlige henvendelser. Av statistiske årsaker, og for å kunne forbedre og videreutvikle vår informasjon og service, foretas en registrering av henvendelsene. Forbrukertelefonen 23 400 500 gir forbrukerveiledning. Disse henvendelsene registreres i Henvendelsesregisteret (HR), med kort, generellbeskrivelse av hva saken gjelder og med navnet på den næringsdrivende om det opplyses. Dersom henvendelsen gjelder en privatperson, registreres ikke navn. Det blir ikke registrert opplysninger som kan knyttes til innringer. Andre telefonhenvendelser til Forbrukerrådet registreres ikke med mindre det gjelder klagesaker som er under mekling eller det angår annen arkivverdig sak. I disse tilfellene registreres eventuelt et notat på saken i WebSak.
Ved henvendelse til Forbrukerrådets advokatbistandsordning på advokat[@]forbrukerradet.no, lagres e-post og svar i e-post systemet uten tilgang for andre enn de med arbeidsmessig tilknytning i advokatbistandsordningen. I saker hvor det tilbys bistand lagres dokumentene på Forbrukerrådets server. For de sakene som går til retten, vil sakene også lagres i aktørportalen.
Forbrukerrådet samler inn og behandler personopplysninger om egne ansatte blant annet for å betale lønn og for å overholde andre forpliktelser knyttet til ansettelse og lønnsutbetaling. Ved siden av navn og adresse er det behov for å registrere kontonummer, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Forbrukerrådet benytter DFØ til lønn og annen personaladminstrasjon og har inngått databehandleravtale med DFØ som utfører lønnsutbetaling. Daglig ansvar er lagt til stabsdirektør og ansatte som jobber med personal og økonomi.
Stillingssøknader arkiveres i arkiv- og saksbehandlingssystemet WebSak. Stillingssøknader uten navn fremgår av postjournal. Det gis innsyn i søkerlisten på forespørsel. Søknadene blir deretter slettet i tråd med riksarkivarens forskrift om kassasjon
Stillingssøkere har mulighet til å logge seg på en intern server for å kunne endre eller slette innsendt søknad, Kun søker har adgang til egen søknad på serveren, og her ligger utkast til søknad og den innsendte søknaden uten vedlegg. Disse blir liggende inntil søker selv går inn og sletter de, eller Forbrukerrådet sletter de.
Har du spørsmål knyttet til personvernerklæringen, kan du ta kontakt med personvernombudet hos Forbrukerrådet. Du kan også henvende deg til personvernombudet om du vil be om innsyn i eller sletting av opplysninger om deg selv. E-post: personvernombud[@]forbrukerradet.no Telefon: +47 23 400 500 Postadresse: Postboks 463 Sentrum, 0150 Oslo
